在現(xiàn)實生活中，業(yè)主、業(yè)主委員會和物業(yè)公司的關(guān)系歷來糾葛不斷，“上霖東方”小區(qū)的訴訟樣板給予了我們一些啟迪和思考。幾乎每個小區(qū)都會遇到的類似召開業(yè)主大會問題，在實際運行中有一系列的法律規(guī)定和一些現(xiàn)實操作難題。

  昨日，針對“上霖東方”小區(qū)近年來召開業(yè)主大會遭遇的各種問題，成都商報記者通過采訪逐一梳理，并深入采訪四川師范大學(xué)法學(xué)專家蔣健和物業(yè)管理樣板小區(qū)五丁苑小區(qū)業(yè)委會負責人羅主任，從法律和現(xiàn)實操作層面破解這些問題，為“上霖東方”小區(qū)以及更多的小區(qū)處理類似問題提供借鑒。

  問題一

  啟動業(yè)主大會、發(fā)公告被質(zhì)疑

  “上霖東方”小區(qū)第一屆業(yè)委會于2014年8月9日發(fā)出公告，定于2014年8月23日9點召開全體業(yè)主大會，對是否同意繼續(xù)聘用四川欣興物業(yè)公司一事投票表決。據(jù)業(yè)委會相關(guān)工作人員介紹，會前公告期只有14天，因為第15天剛好是周六。欣興物業(yè)公司質(zhì)疑，業(yè)委會的《公告》捏造事實，業(yè)委會召開本次業(yè)主大會，未經(jīng)20%的業(yè)主提議，也未提前15日通知業(yè)主，程序違法。

  ■開會公告怎么寫才不違法？

  四川師范大學(xué)法學(xué)教師蔣健向成都商報記者介紹，開會公告需要嚴格按照物業(yè)管理條例的規(guī)定，寫明開會時間、地點和議事內(nèi)容。議事內(nèi)容可以詳細一點，但不能采用具有明顯傾向性的言辭，比如關(guān)于要不要繳納物管費事宜，公告不能直接陳述交還是不交，最好陳述為“討論并決議是否繳納物管費事宜”。如果業(yè)主和業(yè)委會法律專業(yè)知識欠缺，建議所有對外公開的公告可以先經(jīng)過法律顧問把關(guān)后再公示。

  “要想把所有的業(yè)主召集起來開大會，在當下非常不現(xiàn)實。”五丁苑業(yè)委會羅主任稱，往往通過投票決議的方式召開業(yè)主大會。開會前，業(yè)委會對即將上會討論的事情形成決議，并將決議進行公示。

  ■哪些情況下要經(jīng)過20%業(yè)主提議？

  據(jù)蔣健介紹，按照物業(yè)管理條例的規(guī)定，業(yè)主大會分為定期會議和臨時會議，定期會議的議程和時間由業(yè)主大會議事規(guī)則和業(yè)主委員會議事規(guī)則確定，臨時會議需要經(jīng)過20%業(yè)主提議。蔣健建議，業(yè)主大會將討論議題形成提案，由提議業(yè)主簽字認可，如果最終的簽字超過20%，屬于合法提議。

  ■如何做到提前15天公告合法？

  蔣健指出，物業(yè)管理條例規(guī)定的是“提前15天通知”，這是一個硬性規(guī)定，不能有任何出入，不能因周末、節(jié)假日而特殊處理。

  問題二

  通知業(yè)主不合法輸官司

  “上霖東方”小區(qū)業(yè)委會開會前，通過張貼公告的方式，向居住在本小區(qū)的業(yè)主進行了通知，隨后進行了電話通知和上門投票。對此，提出起訴的業(yè)主質(zhì)疑，業(yè)委會沒有通知自己所在單元的業(yè)主，將部分業(yè)主的權(quán)益排除在外，侵犯了知情權(quán)和投票權(quán)。

  ■不在小區(qū)居住的業(yè)主怎么通知？

  蔣健稱，可以通過電話，或者手機短信群發(fā)的方式，當然也可以郵寄通知書。五丁苑的羅主任介紹，通過電話通知后，互相預(yù)留電子郵件，或者通過短信方式再次確認，同時要安排電話通知的工作人員做好工作記錄，詳細記錄通知時間、地點和內(nèi)容，以固定證據(jù)。

  ■對入住業(yè)主僅發(fā)公告通知行不行？

  蔣健表示，公告內(nèi)容必須清楚醒目，盡可能讓每一個進出的業(yè)主都能看到。“如果公告仍不能全部通知到位，可上門通知。” 五丁苑羅主任介紹，在小區(qū)公告欄、電梯口等公共區(qū)域公告，并且通過拍照的方式固定證據(jù)，以備業(yè)主質(zhì)詢。上門通知，預(yù)先制定通知花名冊，每通知一家，讓他們在花名冊上簽字。

  問題三

  如何投票、唱票才規(guī)范？

  “上霖東方”小區(qū)提出起訴的業(yè)主劉先生和物業(yè)公司質(zhì)疑，稱業(yè)委會的投票組織工作不嚴謹，沒有邀請街道辦、社區(qū)工作人員現(xiàn)場監(jiān)督指導(dǎo)，業(yè)委會沒有對參與投票人的身份進行核實，其程序不公開透明。

  ■如何核實業(yè)主身份？

  通常情況下，業(yè)主有身份證、房產(chǎn)證和購房合同，可以憑借這些手續(xù)確認。五丁苑羅主任稱，會務(wù)組在投票前造好花名冊，業(yè)主在領(lǐng)票時要簽字確認，居住在一起的家人可以代為簽字，但只能簽業(yè)主的名字。

  ■業(yè)主能否委托他人投票？

  蔣健稱，根據(jù)物業(yè)管理條例的規(guī)定，可以委托代理人參加業(yè)主大會會議，委托的形式最好是書面方式，以避免不必要的糾紛和說辭。五丁苑羅主任介紹，在操作中，委托的方式可以電話委托、短信委托，業(yè)委會做個見證，做好委托電話筆記，或者保留好委托短信。

  ■業(yè)主既不參加也不委托，視為棄權(quán)

  “業(yè)主既不參會，也不委托，可以視為棄權(quán)。”蔣健和羅主任均表示，但業(yè)主大會的順利召開需要確保參會人數(shù)的比例。業(yè)主大會決定籌集和使用專項維修基金和改建、重建建筑物及其附屬設(shè)施事項時，應(yīng)當經(jīng)專有部分占建筑物總面積2/3以上的業(yè)主且占總?cè)藬?shù)2/3以上的業(yè)主同意；決定其他事項，應(yīng)當過半業(yè)主同意。 

  ■投票決策是否必須有相關(guān)部門在場？

  對此蔣健稱，根據(jù)物業(yè)管理條例的規(guī)定，不是必須在場，只是要告知相關(guān)的居民委員會，但建議最好全程參與，這樣可以減少糾紛。

  五丁苑小區(qū)業(yè)委會羅主任稱，他們每次召開業(yè)主大會前都要成立會務(wù)組和監(jiān)票組，其中監(jiān)票組的組長邀請社區(qū)主任或委員擔任，全程參與業(yè)主大會的投票，這樣一來，一旦出現(xiàn)問題，社區(qū)出面協(xié)調(diào)，同時也是對業(yè)委會的監(jiān)督。

  ■能否上門組織投票？

  羅主任介紹，對于像五丁苑這樣的小區(qū)，經(jīng)常上門組織投票。對此是否有效，蔣健稱，上門投票和開會集中投票的實質(zhì)和法律效果是一樣的。為確保不被質(zhì)疑，最好采取2個以上工作人員同時上門投票。